Visuelles Management ist ein großes Erfolgsgeheimnis von Spitzenunternehmen. Zielsetzungen und Vorgehensweisen, Informationen und Mitarbeiterbeteiligungen sowie die Erkennung von Unregelmäßigkeiten sind die drei wesentlichen Bestandteile. Tägliche kurze Besprechungen mit dem Team am Infoboard bzw. der Teamtafel: Was steht heute an? Was ist der Stand der Dinge? Wie ist die Umsetzung der Aktivitäten? runden den Erfolg ab.

83 % der Informationen nimmt der Mensch alleine übers Auge wahr. Das ist der Grund, warum visuelles Management so wichtig für den Erfolg eines Unternehmens ist. In vielen Unternehmen gibt es Arbeitsanweisungen (für den Fall, dass wirklich welche vorhanden sind)in reiner Textform – eventuell noch als Flussdiagramm. Sie werden von den Mitarbeitern nicht beachtet und sind deshalb auch häufig veraltet.

Visuelles Management ist noch wesentlich mehr, als eine Infoboard oder eine Teamtafel. In der japanischen KAIZEN-Methode wird im Unternehmen (sowohl in der Produktion als auch in der Verwaltung) vieles visualisiert. Hier eine kleine Auswahl:

• Sogenannte „One Point Lessons“ verschaffen in Form von Fotos oder Zeichnungen einen schnellen Ãœberblick, wie Arbeiten durchgeführt werden.
• Kennzeichnungen im Regal, am Fußboden, im Schrank etc helfen allen Dingen Ihren festen Platz zu geben. Es gilt die Regel „Alles hat seinen Platz. Alles hat einen Platz!“
• Professionelle Beschriftungen an Ablagefächern, Schränken, Ordnern etc helfen Dinge schneller aufzufinden.
• Im Dateisystem auf dem Rechner gibt es einheitliche Ablageregeln, die mit Hilfe von wenigen Klicks dazu beitragen, schnell die passende Datei aufzufinden.
• Die Aktivitätenpläne (Maßnahmenpläne) für die Umsetzung der Ziele können mit Post its erfolgen. Dazu werden drei Kategorien eingerichtet: „zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ Die Post its durchwandern dann während der Bearbeitungszeit alle drei Kategorien. Somit wissen alle Teammitglieder sofort, was der Bearbeitungsstand ist.
• „KANBAN-Karten“ weisen darauf hin, wann die Mindestmenge eines Artikels (auch Büromaterial) erreicht ist und lösen einen Bestellvorgang aus.

Das Infoboard bzw. die Teamtafel kann mit folgenden Informationen bestückt werden:

• Ziele und deren aktueller Erreichungsgrad – bitte wenn möglich grafisch
• Unternehmensstrategien
•  Kennzahlen und Benchmarks
• Neuigkeiten und Aktuelles
• Qualifikationsmatrix der Mitarbeiter
• Maßnahmen und Aktivitätenpläne
• Zuständigkeiten und Vertretungen
• Arbeitsanweisungen „One Point Lessons“ und Arbeitsstandards (insofern diese nicht schon direkt am Arbeitsplatz vorhanden sind)

Der Grundgedanke der Visualisierung ist es, beim Ausfall von Mitarbeitern durch Krankheit, Ausscheiden bzw. Urlaub einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten. Es entsteht jedoch noch folgender Zusatznutzen:

• Das gesamte Team hat einen schnellen Ãœberblick.
• Es wird effizienter und entspannter gearbeitet. Weniger Stress und Ãœberstunden.
• Durch die täglichen kurzen Meetings an der Tafel geht nichts in Vergessenheit.
• Die Motivation im Team steigt und spornt zugleich an.
• Die Teambildung und das Zusammengehörigkeitsgefühl wird gesteigert.
• Mitarbeiter werden zu Mitunternehmer.

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